Marco Gomes

Geek, imigrante, nerd, cristão, biker. Founder da boo-box (vendida) e do Heartbit. Consigliere do JovemNerd

Produtividade: Simplicidade e Foco

Publicado em 2008-01-25

Em um mundo onde os prazos são curtos, os objetivos ambiciosos e os recursos limitados, como mover o mundo com apenas um ponto de apoio e uma alavanca?

Ao longo de minha experiência como desenvolvedor e líder de equipes de desenvolvimento web, aprendi que o caminho mais fácil pra produtividade é: retirar tudo que não for essencial e se concentrar no objetivo.

Simplicidade

Um artigo do Zen Habits, comentado pelo Sérgio F. Lima, diz que você deve tirar tudo que “for possível”, quando nada mais puder ser retirado, aí sim você pode começar a organizar.

Atingir a simplicidade é menos fácil do que parece, constantemente me pego discutindo sobre o porque a boo-box não deveria ter “aquele recurso tão legal”. O mesmo com qualquer outro projeto, como o Wallpapr e os novos produtos da empresa.

Ser simples sem deixar pedaços faltando é uma habilidade que venho exercitando, tirar tudo é fácil, manter apenas o necessário não. Se perguntar se a ferramenta precisa de um recurso é complicado, porque você, que é especialista na ferramenta sempre tem mais habilidade pra manuseá-la que qualquer outro usuário, logo, teria facilidade pra absorver o novo recurso. Mas pense no novo usuário, que não quer se preocupar em aprender mais uma ferramenta, ele precisa do recurso novo? Interface boa é que não exige que o usuário pense pra utilizá-la.

A simplicidade é importante na produtividade porque é retirando toda a gordura que você consegue reduzir seu projeto de modo que ele caiba no prazo. Costumo dizer que é possível entregar qualquer produto em qualquer tempo, tudo depende de quantas partes você vai retirar pra cumprir o prazo.

Foco

Um dos maiores problemas que encontro em equipes de desenvolvimento é a falta de foco. Explico: O programador pega um projeto, ao invés de começar pelo início ele vai logo fazendo o final (que normalmente é a parte que ele mais gosta), depois, faz uma parte do meio, seguido do final do início, depois faz umas coisinhas de um outro projeto e volta novamente pro projeto inicial, fazendo o final do meio, logo depois faz o início do final… O prazo acaba e o projeto está embolado, com várias partes soltas completamente inúteis e “só falta integrar o componente de controle de usuários com o gerenciamento de produtos usando um Web Service, coisa simples” mas nunca fica pronto.

Se concentrar no trabalho e esquecer o resto do mundo pode ser muito difícil pra algumas pessoas. Instant Messengers, Twitter, excesso de janelas e programas abertos, alertas em tempo real pulando na sua frente e apitando sempre que chega um e-mail ou um contato fica online, podem ser a bomba atômica da sua produtividade. Desarme-os.

Além disso você pode se pegar distraído por excesso de objetos em sua mesa, excesso de poluição visual em seu campo visual, celular apitando, pessoas conversando, barulhos de TV. É possível eliminar todas essas distrações e, mesmo que você jure que elas não atrapalham existem estudos (e minha experiência própria) comprovando que tudo influencia seu subconsciente, alterando seu estado de tranquilidade e melhorando ou piorando seu poder de concentração.

Ferramentas

Tão importante quanto limpar seu ambiente de trabalho é limpar sua mente, tenha sempre em mãos um lugar em que possa despejar qualquer idéia/tarefa que de repente pipoque em sua cabeça. Se livrar das distrações mentais na hora que elas aparecem é importante pra que você não fique se torturando: “tenho que lembrar de pagar a conta de luz, tenho que lembrar de pagar a conta de luz”.

Um dos meios que consegui pra me livrar de distrações mentais é usar a metodologia GTD do David Allen[bb], cujo princípio é exatamente este: Guarde seus lembretes em um sistema confiável na hora que eles aparecem na sua mente, assim seu cérebro fica livre pra produzir sem distrações novamente. Mas esse é apenas um dos meios, e eu nem sigo tão à risca assim. Se quiser saber mais sobre GTD pesquise na Web e compre o livro[bb].

Quando quis passar a guardar minhas tarefas em um sistema, fui testando várias ferramentas diferentes que pudessem se adaptar à metodologia GTD: blocos de papel, Remember The Milk, Things, e-mail, iGTD.

Os blocos de papel são bons se aliados a outras ferramentas, na rua usa o papel e em casa coloca num sistema digital. Se mantidos apenas em blocos de papel suas tarefas podem se perder no tempo, e pode ficar extremamente difícil achar alguma coisa após algumas semanas. Papel não funciona bem no longo prazo.

Ferramentas cheias de recursos como o Remember The Milk, Things e iGTD confundem sua cabeça, não importa se você usa Photoshop, um Home Broker ou Eclipse pra trabalhar, pra coletar e organizar tarefas a interface não pode ser cheia de botoes, modo de visualização em tabela ou lista, organizadas por prioridade, data, nome, projeto… Isso tudo só atrapalha.

Os programas supracitados funcionam muito bem pra várias pessoas, mas pra mim não deu, muita complicação me fazia querer criar a tarefa já com projeto, prioridade, data, tags, isso matava completamente minha produtividade. O recomendado é simplesmente criar uma pequena sentença que te faça lembrar o que fazer “enviar e-mail pro Navarro perguntando como estão os ganhos com a boo-box” pronto, depois eu coloco ela no projeto certo, insiro tags e prioridade, mas na hora em que lembro da tarefa só preciso guardá-la em outro lugar pra ela parar de me atrapalhar, assim volto a pensar no código JavaScript que estou escrevendo.

O melhor meio que encontrei foi o texto puro, sim, arquivinho de texto, simples, com acesso rápido na barra de ferramentas do sistema operacional. São três arquivos segundo o contexto:

  • boo-box: tarefas e projetos relacionados com o não-trabalho :)
  • marcogomes: projetos e tarefas da vida pessoal, Wallpapr, envio de coisas pelo correio, lista de compras, moradia etc.
  • check: todos os artigos que tenho que ler na Web, sempre que encontro um artigo que merece ser lido eu coloco neste arquivo, assim ele incha sem poluir meus outros contextos com artigos, esta é a maior lista.

Quando preciso anotar algo, abro o arquivo certo e anoto, mais tarde organizo.

A sintaxe dos arquivos:

Wallpapr:
- implementar permalink @done
- corrigir, how many *do* you want
- Linkar as imagens pra main photopage

Publicar diff do Zuardi:
- implementar diff http://moourl.com/b4ek8
- anunciar no blog @blog

Projetos são seguidos de dois pontos, tarefas precedidas por hífen, identação significa subprojetos, tags são inseridas no final começando com arrouba. Pronto, simples assim, nada mais.

Pra editar e gerenciar o arquivo estou usando o TaskPaper, que comprei no pacote MacHeist, facilita a edição e manipulação das tarefas sem complicar a interface. Porém, existe versão dele na Web e você, mesmo que não use Mac, pode usar qualquer bom editor de texto.

Nunca se prenda em rédeas, mais importante que ferramentas e metodologias é você se libertar das distrações e conseguir achar seu caminho para a iluminação produtiva =D

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37 comentários

  1. Thássius V. comentou:

    A saga do desenvolvedor ‘embolado’ me lembrou um pedreiro que ao fazer obras, começou pela fachada, pulou para o portão, instalou um telhado, instalou o banco, aí conclui parte da fachada, pintou o telhado, pintou o portão, cobriu o banco de azulejos… E já faz um mês que aqui em casa estamos em obra, mas não vemos qualquer das partes da obra efetivamente pronta.

  2. Renato Cruz comentou:

    Ótimo conceito! As ferramentas podem variar, cada necessidade demanda as suas.

    Eu estava usando algo como: Widgets para se organizar fácil estava funcionando legal. Hoje voltei a usar o activecollab para guardar todas as to-dos relacionadas a projetos. As restantes como “ligar para fulano e etc” eu continuo guardando na widget Day Planner do Yahoo.

    um abraço

  3. Thássius V. comentou:

    Pontos interessantes são abordados no texto. Certamente o que funciona para uns, pode não funcionar para outros. Portanto o ideal é tentar construir seu próprio modo de fazer as coisas e se organizar.

    Só consideraria salvar as páginas que devem ser lidas no próprio menu de Favoritos do navegador. Faço isso e considero bastante eficaz. No Firefox, basta arrastar o título da aba para determinada pasta.

  4. Cristiano Santos comentou:

    Concordo com o Thássius, já testei aplicações indicadas por amigos ou blogs em geral e não funcionou muito bem. Atualmente estou usando o add-on para Firefox do “Remember the Milk” atrelado ao Gmail. Dessa forma recebo um e-mail e já adiciono uma tarefa para ele apenas clicando na estrela, mas confesso que no RTM é necessário clicar em muitos lugares e botões que acabam matando um pouco do meu tempo. Passei então a deixar a tarefa bem “crua” e me policiei em olhar depois da tarefa atual no RTM para ajustar as tarefas seguintes. Por enquanto está dando certo.
    Mas o mais importante não é qual metodologia e sim o que você disse: estar com a mente aberta para o que realmente é importante, o resto é secundário.
    Apesar de eu não ser programador, acredito muito em identação e vou “adaptar” a sua metodologia da forma de escrever. Um grande abraço!

  5. Walmar Andrade comentou:

    Pode crer, Marco. Eu estou escrevendo um artigo abordando o “modo multi-tarefa” como uma fraqueza e não como uma vantagem competitiva, como é de senso comum. Estou sendo inundado de coisas para fazer muito além da minha capacidade enquanto procuro gente para trabalhar na Wenetus e, se não fosse GTD, Remember The Milk e sites como o excelente Zen Habits que você citou, nem sei como seria.

  6. Felipe Hummel comentou:

    Opa Marco. Acho que é a primeira vez que comento aqui.

    Achei muito interessante seu post, falou várias coisas que “todo mundo sabe” mas não presta atenção de verdade.

    Eu atualmente estou utilizando o Remember the Milk com depósito de tarefas e coisas “a lembrar”.
    Mas ainda sinto dificuldade em certos momentos quando sento no computador e não sei o que fazer. Tenho várias coisas pendentes mas não consegui me decidir rápido do que fazer ou acabo fazendo uma escolha errada.

    Aliás, esse foi o assunto do meu último post.

    Abraço!

  7. Rodrigo Reis comentou:

    Marco, eu só desorganizadissimo a ponto de não conseguir me adaptar a nenhuma dessas ferramentas.
    Preciso mudar isso ainda este ano, então me esforçarei num metodo simples e vou melhorando dependendo da nescessidade.

    Amplexos

  8. Dirceu Jr. comentou:

    Minha tática é viver em períodos diferentes do humanos normais :)
    Produtividade mesmo pra mim só acontece na madrugada, quando não tem passarinho enchendo saco, quando não tem ninguém ligando ou mandando e-mail ou online no IM, ninguém chamando pra sair ou querendo vim em casa.
    Até mesmo meus parentes que pedem para eu ver pequenas coisas na web (como fotos de satélite do clima ou resultado da loteria federal, ou orkut e e-mail…).

    Essa é minha tática de fugir das distrações: fugir dos horários que elas ocorrem e então “Getting Things Done” :)

  9. Sérgio F. Lima comentou:

    Opa Marco!

    O mais difícil é eliminar os excesso e manter o foco… nuima sociedade em que a super-dosagem de informações é a regra… manter o foco é difícil…

    A idéia do bloco de texto puro é ótima, pois pode ser usado no PDA e no computador…

    Eu cofesso que achei o GTD menos simples do que deveria ser, ainda que eu tenha tentado ‘implementar algumas práticas sugeridass no livro, mas ainda estou procurando o caminho para minha “iluminação produtiva” :-)

    []’s

  10. Rogério Pereira comentou:

    Estou usando o Remember The Milk e tem funcionado muito bem. Minha vida muito bastante depois que li o livro da metodologia GTD de David Allen.

    Concordo quando você diz que temos que usar a ferramenta que melhor se adapte as nossas necessidades.

  11. Helder Santana comentou:

    Muito interessante sua metodologia.

    Abraço.

  12. Fred comentou:

    Kra … muito bom esse post de produtividade. Um tempo atrás eu comprei um livro, mas seu post me fez repensar algumas coisas.
    O livro é de uma psicóloga canadense e ensina a usar o tempo e a agendar as tarefas no dia. Mas é de uma forma genérica. Esse seu post foi mais objetivo para a nossa área de desenvolvimento e me fez repensar algumas coisas que faço aqui, como por exemplo, um arquivo ou agenda com todas as tarefas desde pessoal até do trabalho juntas, e, Com relação ao fato de que eu tb caio as vezes nesse erro de começar sempre pelo o que gosto…rs… Ôohh tentação! …rs

    Muito bom … bom mesmo.

    Valeu!

  13. Chico comentou:

    Cada criatura deve estabelecer sua próxima dinâmica de trabalho. Mas concordo – e muito – com você quanto á idéia de minimizar os apelos visuais/sonoros ao nosso redor.

    Dentro do possível, e-mail, telefone, IM, Voip devem ter períodos offline durante o dia de trabalho. Além disso, é fundamental ter a hora da organização. Caixa postal zerada, to-do lists revisadas…

    Por coincidência, o RTM atrelado ao g-mail tornou-se um aliado nas últimas semanas. Mas isso só para tarefas genéricas. Projetos mereceram uma aplicação específica criada em casa… Papel? Evito ao máximo.

    Sugiro a todos a palestra “Time Management by Randy Paush”… Produtividade e simplicidade levadas ao extremo e com garantia de satisfação.

    http://video.google.com/videoplay?docid=-5784740380335567758

  14. Paulo Villela comentou:

    Marco,
    Acho que nunca se falou tanto em produtividade. Parece que ao invés de agilizar, a era da informação trouxe ainda mais tarefas, rss.
    Eu já estou pensando em mudar o foco, para um Ócio Criativo, conforme o livro do Domenico de Masi. Quero comprar esse livro ainda semana que vem.
    Mas vamos a luta, parado não dá pra ficar…
    abs

  15. Elcio comentou:

    Legal, taskpaper tem arquivos de sintaxe para o Vim! Já baixei e converti minhas tasklists, vou experimentar.

  16. Daniel Coimbra comentou:

    Olá Marco! Muito bom o post!
    Uma opção legal e gratuita que usei por um bom tempo prá organizar listas de tarefas pessoais e compartilhadas entre outros membros da equipe, foi o Ta-da List da 37Signals (http://www.tadalist.com/). Depois de um tempo, migrei para o Basecamp (também da 37 Signals) que mantém o conceito de simplicidade com mais autonomia prá organização… Também é uma opção (http://www.basecamphq.com/).
    Abs

  17. Bianca Vieira comentou:

    Gostei do seu artigo, produtividade é o maior $$ e patrimônio que um profissional pode ter no tempo maluco em que vivemos. Eu li e aplico a metodologida da Tríade do Tempo e to usando o neotriad (www.neotriad.com) que é bem mais completo que o Remember que já usei também, mas gosto dos gráficos e da forma de planejar a semana que eles propõe. O GTD eu usei um tempo mas não consegui me achar com ele.

  18. JC digital comentou:

    Marco não consigo parar de ler seus artigos, estou lendo um atrás do outro. Muito bom, parabéns!

  19. Emerson comentou:

    Pessoal,

    Acho que pode interessar, temos um sistema web de controle de tarefas, é bem legal, pois você cria um responsável por cada área e o sistema redireciona as tarefas por tipo de problema, você pode criar uma página de SAC, para clientes criarem as tarefas e até acessá-lo pelo celular.

    O endereço é http://www.regentte.com.br/regro

  20. Marques comentou:

    Muito boa a história. Merecia uma tradução melhor.

  21. Willian Rodrigues comentou:

    Muito bom! Valeu pelas informções

  22. Maria Betânia comentou:

    História incrível, não houve como não relaciona-la á história da Bel Pesce, que recentemente publicou seu livro: “A Garota do Vale”, espero que vc seja um GV, um Geração de Valor, estas pessoas visionárias que fazem acontecer.
    Parabéns.