Como eu uso o Evernote para ser mais produtivo e sempre lembrar de tudo que é importante
Após integrar o Evernote ao meu dia-a-dia, eu ganhei muita produtividade que antes seria perdida procurando e organizando documentos, comprovantes de pagamento, notas fiscais e números de protocolo de atendimento, rascunhos à mão de novos produtos.
Além do ganho de produtividade, o software me ajudou a ficar mais tranquilo em relação a informações de compras, pagamentos e histórico de documentos importantes. Não preciso ficar preocupado, tenho segurança que guardei tudo que é importante e posso recuperar facilmente sem fuçar em histórico de e-mails, HDs antigos e pastas empoeiradas em armários inacessíveis.
Evernote é um software destinado a organização da informação pessoal. Existem versões para diversos sistemas operacionais e web. – Wikipédia
Acessibilidade na nuvem e sincronização entre dispositivos
Recentemente eu estava em um fórum e precisei de uma cópia de comprovante de residência, assim como cópia de comprovantes de compra e pagamento de certos serviços. Por não ter o comprovante de residência comigo eu precisaria voltar em casa (alguém aí anda com comprovante de residência na bolsa o tempo todo?). Neste dia, como em muitos outros, o Evernote me fez ganhar várias horas. Eu acessei os documentos usando meu smartphone e enviei por e-mail para impressão em um cybercafé dentro do próprio fórum.
Quantas vezes você precisou saber seu número de INSS, compartilhar uma pilha de documentos com outra pessoa, lembrar do protocolo de atendimento na operadora de telefonia ou imprimir uma cópia do seu comprovante de residência ou certidão de casamento? Eu nunca mais deixei de cumprir estas tarefas por não ter o documento em mãos, coloco tudo no Evernote e tenho acesso de qualquer lugar, e, o mais importante, acho rapidamente usando a busca do software, que reconhece inclusive letras escritas à mão em um guardanapo que você fotografou.
Histórico permanente
O nosso objetivo na Evernote é ajudar o mundo a lembrar de tudo. – Evernote
Dizem que você precisa guardar comprovantes de pagamento por 5 anos, eu guardo para sempre, e não acumulo papel em casa. Sempre que compro algo, qualquer coisa de valor razoável, faço uma foto da nota fiscal. Se algum dia eu precisar achar esta nota fiscal, basta fazer uma busca por “Apple Store iPad” e o evernote vai achar, certeza.
Recentemente isso foi muito útil ao surgir uma dúvida quanto a pagamentos de um imóvel que aluguei anos atrás, já não uso o imóvel há anos, mas o proprietário questionou pagamento de aluguéis. Uma rápida busca e eu tinha todos os comprovantes de pagamento, pois criei a disciplina de enviar para o Evernote (por e-mail) o comprovante assim que fazia o pagamento no internet banking.
Ajuda na justiça
Em 2010 eu e minha esposa adotamos uma cadelinha vira-latas no DF e a trouxemos para SP. Morávamos em um condomínio que não permitia a permanência de animais, mesmo esta sendo uma regra ilegal que vai contra a liberdade individual de posse de bens (para efeitos legais, um animal de estimação é um bem como uma TV e ninguém pode te impedir de tê-lo sem um bom motivo). O animal não oferecia perigo e não fazia barulho, tudo isso atestado por veterinários e vizinhos. Mesmo assim fui multado.
Entrei com uma ação contra o condomínio pedindo a anulação da multa e ao mesmo tempo nos mudamos do condomínio, afinal, não queríamos morar em um lugar que não nos permite ter um animal de estimação, eu só queria a anulação da multa. Com a ação, consegui, em juízo, um acordo em que o condomínio se comprometia a anular a multa. Coloquei tudo no Evernote marcado a tag “leia-vs-condominio”: foto do animal na época, multa recebida, ação contra o condomínio, acordo assinado pelo condomínio.
Claro que, 3 anos depois, o condomínio “esqueceu” do acordo e está me cobrando a multa por posse de animal. Em 3 cliques no Evernote eu recuperei os documentos que estão na tag “leia-vs-condominio” e pude voltar à justiça para resolver o caso em definitivo (assim espero).
Viagem, comprovada
Na imigração de países como os EUA, é muito comum te pedirem comprovantes de reserva de hospedagem, emprego fixo no Brasil, holerite, voo de volta. Conforme vou planejando a viagem, envio para o Evernote todos os comprovantes de pagamento, reserva, assim como tenho holerites e residência fixa no Brasil. Já me solicitaram estas informações em aeroportos e eu mostrei tudo, mesmo sem ter acesso a internet, usando o recurso de “Offline Notebooks” do Evernote.
Além disso, em viagens eu compartilho o bloco de notas que tem as informações da viagem com os demais viajantes, assim todos têm acesso à planos, voos, reservas. Neste bloco de notas podemos também fazer o planejamento dia-a-dia, colaborativo, colocando dias, horas e locais que pretendemos visitar, assim como websites oficiais de museus e parques, além de informações como preço e cardápio de restaurantes.
O que eu nunca esqueço
Documentos que periodicamente preciso consultar e agradeço por tê-los no Evernote:
- Comprovante de residência
- Carteira Nacional de Habilitação
- Documento de Identidade (RG)
- Certidão de casamento
- Número do INSS
- Protocolos de atendimento em telecoms e outros prestadores de serviço
- Senhas do WiFi da casa de familiares e empresas
- Cupons de desconto
Por que não enviar por e-mail para mim mesmo
Muita gente usa o Gmail (ou outro serviço de e-mails) como um repositório de informações. Não gosto de fazer isso pois ficaria muito difícil (ou impossível) achar no e-mail algo que encontro rapidamente no Evernote. O e-mail por exemplo não tem capacidade de buscar o termo “Juizado Especial Cível” escrito dentro de arquivos anexos, e, mais que isso, o e-mail não faz reconhecimento de caracteres em fotos, portanto, se você fotografou uma nota fiscal ou um panfleto, não vai conseguir achar 3 anos depois no seu e-mail.
Outro motivo é que contas de e-mail constantemente lotam o espaço, te obrigado a apagar algumas coisas mais antigas, ao fazer isso, você pode perder comprovantes importantes, como meu caso de documentos de mais de 3 anos atrás sobre uma cadela num condomínio que precisaram ser recuperados para comprovar um acordo jucial.
Outros usos do ecossistema Evernote
O Evernote é muito mais amplo que o uso que faço dele, a plataforma tem inúmeros recursos e aplicativos para gerenciamento de projetos, tarefas, colaboração entre pessoas. Teste e descubra outros usos que lhe sejam úteis :)
[este não é um post patrocinado, eu resolvi recomendar um software que gosto muito e que pode te ajudar a ser mais produtivo]
Até agora eu não entendi pra que serve o Evernote. Tentei usar, e por mais de uma vez, e achei confuso, cheio de entraves para acessar o conteúdo, e seria MUITO complicado migrar tudo que tenho no Google Drive pra lá. Fotos de recibos, GDrive, Notas Fiscais – GDrive, comprovante de residência – Google Drive, planilhas que podem ser editadas pelo celular – Google Drive. Para que o Evernote?
Para mim são várias vantagens do Evernote sobre GDrive/Gmail:
– O GDrive não busca dentro de imagens nem anotações manuscritas.
– O GDrive não tem acesso offline facilitado em dispositivos móveis (importantíssimo em viagens, onde vc não tem acesso a internet 100% do tempo e precisa saber endereços de hotéis, restaurantes, comprovantes de voo etc).
– Acho a interface do Evernote muito superior ao GDrive.
Realmente, Marco. Mesmo enquanto estava escrevendo o comment, lembrei-me da busca, e, realmente, é mais complicado buscar por imagens e documentos se você não souber a pasta onde ela está. Já no Evernote existem tags e dá pra juntar tudo com uma tag, por exemplo, certo? Imagens, emails, docs, etc tagueados podem ser facilmente encontrados – inclusive offline. É isso?
Gonna give Evernote one more try ;)
Obrigado pela resposta.
Você pode organizar as imagens por tags etc, mas eu quase não uso, não foi disso que falei. Vou tentar explicar:
A busca em imagens procura dentro das imagens mesmo, você escreve “Telefone do Marco Gomes 11 99555-5555” num guardanapo, fotografa e manda p/ o Evernote. Quando vc fizer uma busca por “telefone do marco gomes” o evernote te mostra a foto do papel. Facinho e poderoso.
Mais que isso, ele também busca dentro de PDFs, DOCs etc, então aquele contrato enorme que tem aquela informação importante na página 33 , você busca e acha. O Evernote indexa texto que aparece em imagens, DOCs, PDFs etc.
Agora entendi. WOW! Isso sim é interessante e pode realmente facilitar na hora de encontrar (e também na hora de guardar) qualquer documento. Valeu Marco! Com certeza olharei com outros olhos agora ;)
Tenho a versão premium instalada no meu android e quando faço a busca, não aparece o local exato onde a palavra está, apenas o documento. Poderia ajudar?
Olá Marcos!
Uma pergunta: Eu tenho algumas coisas no Evernote e estou descobrindo mais sebre ele. Mas, tudo aquilo que você falou sobre o Evernote está disponível numa versão básica ou é necessário pagar. Qual a que você usa? (se não for indescrição)
Abraço.
Ola Duarte… esse link pode te ajudar:
http://evernote.com/intl/pt-br/premium/
As funçoes mais interessantes do Evernote estao disponiveis somente na versao paga. Sou assinante a mais de 2 anos e te digo que vale cada centavo… alem disso, U$ 45,00 por ano é um preço bastante justo, nao é mesmo?? :)
Pedro, o Evernote pode ser usado de inúmeras formas. Já vi pessoas que tem agendas inteiras dentro dele.
se você der uma procurada na internet, tem muitos posts de pessoas contando como elas usam o Evernote. Aí é só você testar e usar e/ou adaptar algum que for melhor pra você.
Usei muito na faculdade, separando e organizando todas as aulas que tive, inclusive com fotos e áudios de algumas aulas mais importantes! ;)
ultimamente fiquei na duvida se continuava no evernote ou se me mudava para o springpad… j’a usou/comparou o springpad? Quais suas impressoes
Não conheço este software. Vou dar uma olhada, mas não há condições de eu trocar meu fluxo de trabalho neste momento :D
Recentemente o Lifehacker publicou uma comparação entre os dois: http://lifehacker.com/should-i-use-springpad-or-evernote-504486764
Eu utilizo o Evernote a mais de um ano, conheci no blog Escola Freelancer, como uma alternativa de manter a organização enquanto freelancer.
No fim das contas acabei utilizando mais além, hoje utilizo principalmente para guardar referências, anotar idéias, e recentemente tenho utilizado para guardar comprovantes. E estou começando a fazer um uso mais completo de tudo que pode oferecer.
Ótimo post Marco, mais informativo que isso só na Ajuda do Evernote.
:)
Obrigado por compartilhar conosco.
Estava na mesma situação do Pedro, não sabia o que fazer com o Evernote. Uso muito o Dropbox para guardar comprovantes de pagamento, mas achei validos Evernote para anotações. Outro dia um sr. me deu seu cartão de visitas apenas para que eu o enviasse um email. Poderia ter fotografado esse cartão, seria um papel a menos pra mim e um cartão a mais pra ele. Irei re-descobrir o Evernote com suas dicas. Abraços!
Adriano, o Evernote tem um excelente aplicativo se se integra com ele chamado Hello.
http://evernote.com/hello/
O objetivo dele é justamente manter um catalogo desses cartoes de visitas.
Experimente, é fantastico!
Não gosto do Hello pois não reconhece cartões na vertical, apenas cartões horizontais. É uma falha grave, já alertei o suporte.
Olá Marco.
Achei interessante a dica, tenho utilizado o Evernote há pouco tempo, anteriormente também usava o armazenamento do GMail para o arquivo de documentos e informações importantes. Apesar de possuir busca dentro de arquivos (PDF-texto, Office), o GMail não possui o famoso OCR do Evernote (o GDrive tem, mas é bem esquisito).
Vou continuar experimentando e comparando com o novo produto do Google (Keep), até decidir se assino de vez o Evernote (tenho conta premium como cortesia da Samsung, que logo irá expirar).
Marco, uso faz tempo, mas só como bloco de notas na nuvem.
Teu post me inspirou a usar mais. Não sabia que ele fazia busca na imagem. Fiz um teste e subi uma foto de um comprovante de energia eletrica (CPFL) e pesquisei “CPFL”… funciona perfeitamente!!!
Agora, por curiosidade, como você organiza isso la dentro? Cria um caderno pra cada tipo de coisa (exemplo: Caderno para documentos pessoais, caderno para comprovantes, etc.)
Cadernos eu uso p/ contexto (trabalho/pessoal).
Uso tags p/ organizar tipos de documentos, quando é comprovante de pgto, coloco “pgto” como tag, quando é sobre compras, coloco “shopping”, quando é sobre viagem, “travel” e assim por diante.
Marco, excelente texto, me fez ter vontade de dar uma nova chance ao evernote.
Só uma dúvida: Os documentos que você citou no texto e diz que guarda no evernote, você scaneia eles e manda o pdf via email ou tira uma foto? Como não tenho scanner tentei a segunda alternativa e alguns (os maiores, claro) não ficaram tão bons. Me assustei, porém, com a capacidade dele de reconhecer caracteres! hahaha
Abraço!
Quando há PDF, eu envio o PDF por e-mail p/ o Evernote. Quando é comprovante físico, eu fotografo o documento usando o próprio Evernote App.
Com o iPhone 4/4S/5 a câmera consegue fotografar uma página A4 tranquilamente e todos os caracteres ficam legíveis, basta usar o flash, o Evernote tem o modo “fotografar documento” prontinho que já faz tudo ficar do melhor jeito possível.
Há ótimos softwares tipo “scaner” para IOS grátis na AppleStore ;)
E como fazer pra atualizar e não perder os dados? atualizei o app no ipad e somente alguns arquivos permaneceram… ;)
Desculpe, não sei o que pode ter acontecido. Nas atualizações que faço nunca perco nada. Antes de atualizar você precisa sincronizar, enviando todos os arquivos locais para a nuvem. Fez isso? Talvez seus documentos perdidos estivessem apenas locais, aí ele deve perder msm.
Agora me parece realmente muito útil!
Vou começar a usar agora =]
Acho o serviço imbatível para imagens, áudio, pdf, documentos.
Por outro lado, achei a exportação pouco prática. Com isso não posso confiar nele para minhas anotações em texto. Seria um trabalho monumental transferir os dados para qualquer outra opção, se o serviço fosse descontinuado.
Depois desse comentário, fiquei sabendo que o simplenote aceita o formato de exportação do Evernote. Agora, sim, aderi completamente.
Olá Marco!
Utilizo a versão web gratuita do Evernote e também instalei a versão para desktop. Ao fazer a sincronização tudo que estava na nuvem foi salvo também no meu computador. Eu gostaria de saber se é possível sincronizar apenas algumas pastas/blocos de notas selecionados no Evernote; porque eu quero deixar apenas algumas notas sincronizadas no meu PC e não tudo que está no Evernote na nuvem.
Se poder me ajudar agradeço.
Sinceramente, vejo muita gente falar bem do Evernote, mas creio que essas pessoas são seres iluminados que conseguiram descobrir uma forma de se organizarem dentro dele!
Sou uma pessoa extremamente organizada, mas quando tentei usar o Evernote, me senti perdido com todas as opções disponíveis no software. Tanta possibilidade que acabou atrapalhando.
Se tivesse uma vídeo-aula do tipo Evernote for Dumbs eu tentaria assistir! :)
Alguém indica algum tutorial bom pra quem deseja aprender a usar o Evernote?
Abs!
Bruno Cunha
Bruno, no começo é meio complicado e depende também do uso que você quer fazer dele.
Eu aprendi a usar lendo os posts de um blog chamado Vida Organizada. Tem uma tag lá só do Evernote. Dá uma lida, de repente ajuda!
Não consigo nem apagar um texto do Evernote.
Não gostei.
Vou excluir do meu iPad
Marco, gostei do seu texto, uso o Evernote para tudo, já tenho mais de 3500 notas, num plano Premium.
Tenho uma dúvida, quando fotografo um cartão de empresa, nao consigo encontrá-lo numa busca do IPhone. Voce sabe como resolver isso?
Para quem ficou na dúvida em como “mandar um email para seu evernote”
https://evernote.com/introduction/email-into-evernote
E quanto a questões de privacidade Marco?
Caso aconteça um vazamento de informações no Evernote, você não tem medo que tanta coisa particular seja disponibilizada?
Gosto muito do Overnot e quero aprender usa – lo. Obrigada.
Toda vez que eu tiro uma foto com o evernote o aplicativo crasheia iphone 4s. infelizmente nao consigo usar